Visual Collaborative Backlog στο iObeya

Γεια, ας ξεκινήσουμε το δικό σου
ταξίδι iObeya!

Η αντιμετώπιση ενός ανεκτέλεστου προϊόντος είναι πάντα περίπλοκη η παρακολούθηση και η διαχείριση. Παρουσιάζεται ένας μακρύς κατάλογος βελτιώσεων και το περιεχόμενό του δεν ακολουθεί ιδιαίτερα την ίδια λογική: ορισμένα στοιχεία μπορεί να είναι απλές εξελίξεις, αλλά είναι σημαντικά για τις επιχειρήσεις, και άλλα θεωρούνται μικρές βελτιώσεις από τη σκοπιά του χρήστη, αλλά στην πραγματικότητα είναι ένα χάος για τους προγραμματιστές. υλοποιώ, εφαρμόζω. Τα σφάλματα παρουσιάζουν το ίδιο οργανωτικό πρόβλημα: μερικά είναι πολύ περίεργα/μη αναπαραγώγιμα και μερικά είναι ασήμαντα που θα μπορούσαν να είχαν διορθωθεί γρήγορα. Οι πολυάριθμοι συνδυασμοί αυτών καθιστούν το ανεκτέλεστο προϊόν δύσκολο στον χειρισμό.

Εργαλεία συνεργασίας για τη διαχείριση εκκρεμοτήτων

Αυτή η πολυπλοκότητα αυξάνεται με τον τρόπο που αποθηκεύονται αυτά τα ζητήματα. Τις περισσότερες φορές, είναι ένα λογισμικό ALM που υπόσχεται να διαχειρίζεται και να οργανώνει τις πληροφορίες με τον σωστό τρόπο (ελπίζω ότι κανείς δεν χρησιμοποιεί ακόμα ένα αρχείο Excel!). στην περίπτωσή μας, όλα γίνονται στο Jira. Χρησιμοποιούμε αυτό το λογισμικό Atlassian για σχεδόν 15 χρόνια τώρα, επομένως νιώθουμε πραγματικά άνετα με αυτό. Αλλά ανεξάρτητα από το επιλεγμένο εργαλείο, στο τέλος, το αποτέλεσμα αποδίδεται πάντα με τον ίδιο τρόπο: μια λίστα. Μπορεί να είναι περισσότερο ή λιγότερο φιλικό προς το χρήστη για χειρισμό, αλλά εξακολουθεί να είναι μια λίστα, η οποία απαιτεί πολλά κλικ για ταξινόμηση, φιλτράρισμα, αναδιάταξη και πλοήγηση μεταξύ των στοιχείων. Κυρίως, οι προβολές λίστας δεν δίνουν ποτέ μια συνολική επισκόπηση και τα στοιχεία πρέπει να εξετάζονται ένα προς ένα ή ανά ομάδες.

Όταν κυκλοφορήσαμε τον σύνδεσμο Jira για το iObeya, είδα αμέσως ένα τεράστιο δυναμικό για τη διαχείριση του ανεκτέλετου. Έχοντας πραγματικά και συγχρονισμένα δεδομένα Jira, σε συνδυασμό με ευελιξία, απλή διεπαφή χρήστη και συνεργατική πτυχή (μέρος του DNA του iObeya) θα μπορούσε να προσφέρει ακριβώς αυτό που έψαχνα.

Ένα σύστημα με QCD για τη διαχείριση του Backlog

Άρχισα να δουλέψω για να βάλω σε εφαρμογή ένα σύστημα που θα μείωνε τις θλιβερές δουλειές που δημιουργούν οι λίστες Jira χρησιμοποιώντας μια πλακέτα iObeya με την υποδοχή Jira. Μετά από μερικές δοκιμαστικές διαδρομές, βρήκα μια λύση που βοηθά στην επίλυση ενός μέρους των καθυστερημένων εφιαλτών μου. Επιτρέψτε μου τώρα να εξηγήσω τον πίνακα που έφτιαξα για να διαχειριστώ το ανεκτέλεστο ένα από τα προϊόντα μας: το πρόσθετο QCD που δημιουργήθηκε από την ομάδα του Industry 4.0. Ακολουθεί μια επισκόπηση του τι εργαζόμαστε καθώς και του τρέχοντος αποτελέσματος:

Οφέλη από ένα Visual Management Board

Τα κύρια πλεονεκτήματα που βρήκα στην οπτική αναπαράσταση του ανεκτέλετου σε μια πλακέτα iObeya είναι:

Είναι προσβάσιμο: Νιώθω ότι μπορώ να χειραγωγήσω το υστέρημα σαν χάρτης. Όλα είναι οργανωμένα όπως τα θέλαμε, οπότε τώρα, καθώς ξέρω πού είναι τα πράγματα, μπορώ να τα θυμάμαι καλύτερα.
Είναι ορατό: Αυτός ο πίνακας είναι πάντα διαθέσιμος, ώστε να μπορούμε να έχουμε ένα σφαιρικό όραμα για το σύνολο των εκκρεμοτήτων ανά πάσα στιγμή. Αποθηκεύεται τακτοποιημένα στην αίθουσα έργου δίπλα σε όλες τις άλλες σανίδες που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή και τη λειτουργία του προϊόντος. συμπεριφέρεται ως Πληροφοριακό Ψυγείο.
Είναι κοινόχρηστο: Με άλλες ομάδες ή με στενούς πελάτες, πρέπει απλώς να μοιραστώ αυτόν τον πίνακα και να έχουν μια άμεση και ενημερωμένη άποψη για την κατάστασή μας και τους στόχους μας.
Είναι συνεργατικό: Όποιος έχει πρόσβαση στο διοικητικό συμβούλιο μπορεί να συνεισφέρει και να συμμετέχει στη διαχείριση και παρακολούθηση των εκκρεμοτήτων.
Είναι διατηρήσιμο: Οι αλλαγές που γίνονται στο Jira δεν εφαρμόζονται αυτόματα και είναι εύκολο να τις παρακολουθήσετε και να τις αναγνωρίσετε, μία προς μία.
Είναι περιορισμένη: Μπορεί να φαίνεται σαν λεπτομέρεια, αλλά το να δουλεύεις μέσα σε μια οριοθετημένη περίμετρο απαιτεί διατήρηση και εστίαση σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό.

Δημιουργία Visual Management Board με Jira Cards

Όπως κάθε άλλος πίνακας Visual Management, αυτός περιέχεται σε ένα παγκόσμιο δωμάτιο έργου, το βλέπει η ομάδα και χρησιμοποιείται καθημερινά. Είναι εύκολο να κάνετε εναλλαγή μεταξύ του καθημερινού μας Kanban και της νέας μας πλακέτας βελτίωσης έκδοσης, για παράδειγμα. Όλα είναι στο ίδιο μέρος, στο ίδιο εικονικό δωμάτιο.

Για να λειτουργήσει, υπάρχουν τρία στοιχεία που πρέπει να ρυθμίσετε:

Στην πλευρά Jira πρέπει να υπάρχει ένα φίλτρο που να ανακτά όλα τα ανοιχτά ζητήματα με το fixVersion που έχει οριστεί σε „Backlog“.
Στην πλευρά του iObeya θα πρέπει να υπάρχει ένας βασικός πίνακας, χωρίς κανένα υπόβαθρο. όλα θα δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας τυπικά στοιχεία όπως στην παρακάτω εικόνα

Και τέλος, μια κάρτα Jira πρέπει να διαμορφωθεί στο dock. Εδώ, αποφάσισα να αντιστοιχίσω τα ακόλουθα πεδία: fixVersion, προτεραιότητα, πελάτες (ένα από τα προσαρμοσμένα πεδία των έργων μας) και κατάσταση. Εδώ είναι ένα παράδειγμα:

Στη συνέχεια, χάρη στη μαζική εισαγωγή στο πρόσθετο Jira, δημιούργησα, με λίγα κλικ, iObeya Cards για κάθε ένα από τα ζητήματα που υπάρχουν στο ανεκτέλεστο αρχείο.

Συνεχής αξία του Visual Management Board

Το πιο εύκολο μέρος έγινε, αλλά τώρα ήρθε η πραγματική δουλειά και η προστιθέμενη αξία: οργάνωση, ιεράρχηση προτεραιοτήτων, σχολιασμός κ.λπ. Μπορείτε να το κάνετε με όποιον τρόπο προτιμάτε, αλλά εδώ είναι οι επιλογές που έκανα:

Αντιστοιχίστε την «αξία» του τεύχους με το μέγεθος της Κάρτας (τα μεγαλύτερα, άρα τα πιο ορατά, είναι τα πιο σημαντικά)
Ομαδοποιήστε τα θέματα κατά κύρια θέματα (κυρίως λειτουργικά) και υποθέματα όταν χρειάζεται
Διαχωρίστε τα σφάλματα σε μια ειδική κατηγορία
Προσθέστε μια κατηγορία „Candyland“… (ζητώ συγγνώμη από τον υπεύθυνο προϊόντων μας Ευτυχώς προς το παρόν, μόνο μία βελτίωση χρειάζεται να συζητηθεί!)

Διατήρηση της Διαδικασίας του Visual Management Board

Μετά από αυτό, η ομάδα άρχισε να εργάζεται με αυτό και τέθηκαν ορισμένοι συνήθεις κανόνες και καθαριότητα:

Ενημερώστε τον πίνακα μηνιαία ή δύο φορές την εβδομάδα. Απλώς πρέπει να ξεκινήσουμε μια μαζική εισαγωγή, οι νέες κάρτες Jira θα δημιουργηθούν στην επάνω αριστερή γωνία και θα ενημερωθούμε για αυτές που έχουν τροποποιηθεί.

Συζήτηση και πρόκληση: Οι κάρτες εμπλουτίζονται με αυτοκόλλητα προτεραιότητας, τα μέλη της ομάδας μπορούν να επισημανθούν για να αρχίσουν να φαντάζονται μελλοντικά σχέδια, μπορούν να προστεθούν κείμενο για να προσδιορίσουν την πρώτη αναμενόμενη έκδοση και πολλά άλλα. Είναι επίσης δυνατό να ξεκινήσουμε μια περίοδο ψηφοφορίας με ορισμένες από τις Κάρτες, εάν χρειάζεται να λάβουμε σχόλια από άλλους (χρήστες, βασικά μέλη, ενδιαφερόμενα μέρη, κ.λπ.).
Ελέγξτε το περιεχόμενο όταν είναι απαραίτητο. Είναι ήδη εύκολο να προσδιοριστεί ποιες βελτιώσεις έχουν ζητηθεί από ποιους πελάτες. Τώρα, χάρη στην πιο πρόσφατη έκδοση της σύνδεσης Jira, μπορούμε να δούμε γρήγορα εάν, για παράδειγμα, ένα σφάλμα συνδέεται με άλλο ζήτημα που ακολουθείται από την ομάδα υποστήριξής μας. Αυτό μπορεί επίσης να βοηθήσει στην ιεράρχηση στοιχείων.
Προσδιορίστε την εργασία για την επόμενη επανάληψη.

Εν κατακλείδι, η προστιθέμενη αξία της ύπαρξης τόσο ορατών και διαφανών εκκρεμοτήτων είναι προφανής σε όλη την ομάδα. Μας επιτρέπει να έχουμε ένα κοινό παγκόσμιο όραμα και να προβάλλουμε το προϊόν με τρόπο που μας αντικατοπτρίζει εδώ στο iObeya: διαφανές και ανοιχτό.

Αν θέλετε να καταλύσετε την πολιτιστική αλλαγή και να εισαγάγετε έναν νέο τρόπο εργασίας στον οργανισμό σας ενσωματώνοντας οπτική συνεργασία στον ψηφιακό χώρο εργασίας σας, ξεκινήστε μια συζήτηση με το iObeya και ένας από τους ειδικούς μας θα επικοινωνήσει μαζί σας.