6. Συμμετοχή στη Διαχείριση Απόδοσης
Συμπεριλάβετε βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) στις συμφωνίες σχέσης προμηθευτών σας. Με αυτόν τον τρόπο ορίζεται ένας αντικειμενικός τρόπος για την αναθεώρηση όλων των σχέσεων προμηθευτών, παρέχοντας βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα κριτήρια που πρέπει να πληρούν αυτά τα τρίτα μέρη. Μειώνει επίσης τον κίνδυνο παρεξηγήσεων όταν πρόκειται για ζητήματα ή ανησυχίες παροχής υπηρεσιών, παρέχοντας γλώσσα για την επανεξέταση της πηγής του ζητήματος με αμερόληπτο, προκαθορισμένο τρόπο. Οι δημοφιλείς KPI που πρέπει να συμπεριλάβετε στις συμφωνίες σχέσης προμηθευτή σας περιλαμβάνουν:
- Μέσοι όροι εκπλήρωσης παραγγελιών
- Ποσοστά ελαττωμάτων παράδοσης ή προμήθειας
- Εξαιρέσεις τιμολογίων
- Ακρίβεια παραγγελίας αγοράς
- Χρόνοι κύκλου παραγγελιών αγοράς
Φροντίστε να γνωστοποιήσετε πόσο συχνά θα αξιολογείτε αυτές τις μετρήσεις απόδοσης, είτε ετησίως, ανά τρίμηνο ή σε πιο καθορισμένες προσαυξήσεις. Ως πράξη συνεργασίας και αμοιβαιότητας, ενθαρρύνετε όλους τους προμηθευτές σας να σας αξιολογήσουν με παρόμοιο τρόπο. Τα πλεονεκτήματα της αξιολόγησης της απόδοσης των τρίτων προμηθευτών σας — και της αξιολόγησης από εσάς — περιλαμβάνουν:
- Εδραίωση μιας αμοιβαία επωφελούς διαρκούς σχέσης
- Προώθηση διαφανών γραμμών επικοινωνίας
- Αντιμετώπιση επαναλαμβανόμενων παρεξηγήσεων ή ατυχιών
- Παροχή αντικειμενικής ανατροφοδότησης
- Ενθάρρυνση μιας νοοτροπίας ανάπτυξης και για τις δύο λειτουργίες
7. Να προσέχετε τις διαφορές της εταιρείας
Οι τρόποι λειτουργίας των εταιρειών ποικίλλουν με βάση δεκάδες παράγοντες, όπως:
- Γεωγραφική θέση
- Μέγεθος και κλίμακα
- Κανονισμοί και νόμοι για τη χώρα
- Οργανωτική δομή
- Χώρα ή περιφερειακή κουλτούρα
- Στυλ ηγεσίας
- Ειδικότητες ή κόγχες
- Συνολικό εργασιακό περιβάλλον
Κάθε προμηθευτής, κατασκευαστής και διανομέας με τον οποίο συνεργάζεστε θα έχει τη δική του εταιρική κουλτούρα που προέρχεται από αυτές τις μεταβλητές και πολλά άλλα. Η κουλτούρα τους επηρεάζει τα πάντα, από τη φύση των ροών εργασίας τους μέχρι τους υπαλλήλους που προσελκύουν και τα εταιρικά κίνητρα για αποτελέσματα απόδοσης. Γνωρίστε την πραγματική φύση των προμηθευτών σας. Κάντε ερωτήσεις σχετικά με την ηγεσία, τις αξίες, την οργανωτική δομή, τις προσδοκίες των εργαζομένων, τα εργασιακά περιβάλλοντα και άλλα.
Ειδικότερα, σημειώστε τυχόν πολιτισμικές διαφορές με βάση τις τοποθεσίες του προμηθευτή και του κατασκευαστή σας. Αυτές οι διαφορές παίζουν σημαντικό ρόλο στον τρόπο πλοήγησης στις ζώνες ώρας, καθώς και στα πρότυπα και τελετουργίες επαγγελματικής επικοινωνίας, σημαντικές διακοπές που πρέπει να έχετε κατά νου, υγιείς προσδοκίες σχετικά με τον επείγοντα χαρακτήρα της υπηρεσίας και πολλά άλλα.
Η συνεργασία με διεθνείς προμηθευτές τρίτων σημαίνει επίσης κατανόηση λεπτομερειών όπως ανταλλαγές συναλλάγματος, τελωνεία, συντελεστές ΦΠΑ και πρόσθετες οικονομικές λεπτομέρειες.
Όλα αυτά τα στοιχεία διαπολιτισμικής ικανότητας στην επιχείρηση —είτε διαπροσωπική είτε τεχνική— συμβάλλουν πολύ στην οικοδόμηση εξαιρετικών σχέσεων προμηθευτών.
8. Κατανοήστε την επιχείρηση του προμηθευτή σας
Οι οργανισμοί αντιπροσωπεύουν περισσότερα από τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παράγουν. Όταν σχεδιάζετε τη στρατηγική για το πώς να χτίσετε καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές, πρέπει να λάβετε υπόψη την πλήρη φύση αυτού που κάνει τον προμηθευτή σας. Αυτό περιλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζεται σε:
- Δήλωση αποστολής και αξίας της εταιρείας – Σκεφτείτε ποιος, τι, πού, πότε και γιατί πίσω από την ύπαρξη μιας εταιρείας — η αποστολή τους είναι πιθανότατα μια καλή ένδειξη της κουλτούρας αυτού του πωλητή.
- Παρουσία στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης – Δείτε τις πλατφόρμες που χρησιμοποιούν καθώς και τη δημοτικότητα του προφίλ τους, τη συχνότητα αναρτήσεων, το κοινόχρηστο περιεχόμενο και την αφοσίωση του κοινού.
- Φιλανθρωπικό Έργο – Δείτε ποιες φιλανθρωπικές οργανώσεις ή αιτίες υποστηρίζουν με συνέπεια οι προμηθευτές σας.
- Φήμη του κλάδου – Μάθετε ποια είναι η φήμη του πωλητή με τρέχοντες και προηγούμενους πελάτες παρόμοιους με τον οργανισμό σας.
- Ιστορία προέλευσης – Μάθετε πώς ο τρίτος προμηθευτής έγινε αυτό που είναι σήμερα.
- Μελλοντικοί Στόχοι και Προτεραιότητες – Ρωτήστε για τους στόχους της οργανωσιακής τους ανάπτυξης, τις αγορές-στόχους, τα νέα προϊόντα ή τις υπηρεσίες, τις προσφορές υποστήριξης πελατών, τις συνεργασίες, τις προβλέψεις αγοράς και άλλα.
Πολλά από αυτά τα επιχειρηματικά στοιχεία μπορούν να ανακαλυφθούν χωρίς να συνεργαστείτε με τρίτο μέρος. Για παράδειγμα, η φήμη του κλάδου ενός προμηθευτή μπορεί να συλλεχθεί από διαδικτυακές κριτικές, μαρτυρίες πελατών και δημοσιεύσεις του κλάδου, καθώς και να ρωτήσετε τους σχετικούς ηγέτες στο δίκτυο της επιχείρησής σας τι εντυπώσεις έχουν από έναν πιθανό προμηθευτή.
9. Περάστε χρόνο με τους προμηθευτές σας
Οι πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπιδράσεις παρέχουν την πιο οργανική ρύθμιση για να γνωρίσετε τους προμηθευτές σας, να δημιουργήσετε σχέσεις και να κατανοήσετε καλύτερα τους ανθρώπους που είναι καθοριστικοί στην αλυσίδα εφοδιασμού σας. Αν και είναι πιθανό να διεξάγετε το μεγαλύτερο μέρος της επιχείρησής σας από απόσταση, φροντίστε να συναντιέστε προσωπικά κατά καιρούς για να οικοδομήσετε μια ισχυρότερη σχέση. Για πωλητές ή κατασκευαστές που βρίσκονται πιο μακριά, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τηλεδιάσκεψη ή να προγραμματίσετε εικονικές συσκέψεις για μεσημεριανό γεύμα για καλύτερη αλληλεπίδραση μαζί τους. Αυτές οι συναντήσεις παρέχουν την κύρια ρύθμιση για να ελέγξετε τα βασικά στοιχεία της σχέσης προμηθευτή-πελάτη σας, ιδίως:
- Οργανωτική Κουλτούρα – Αξιολογήστε από πρώτο χέρι εάν αυτός είναι ο κατάλληλος προμηθευτής για συναλλαγές.
- Μετάβαση στις Επαφές – Γνωρίστε τα κύρια σημεία επαφής σας με τον πωλητή ή τον προμηθευτή, καθώς και με άλλους σχετικούς υπαλλήλους στον οργανισμό.
- Συμμόρφωση με τις εγκαταστάσεις – Ελέγξτε εάν οι εγκαταστάσεις, ο εξοπλισμός και τα μηχανήματα ενός τρίτου προμηθευτή ανταποκρίνονται στους κανονισμούς του κλάδου. Ακολουθούν σαφώς τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς για την προμήθεια, την κατασκευή και το χειρισμό αγαθών, καθώς και τις βέλτιστες πρακτικές λειτουργικής ασφάλειας; Είναι οι συνθήκες εργασίας ασφαλείς και ηθικές;
- Ασφάλεια Πληροφορικής – Αξιολογήστε το πλήρες οικοσύστημα πληροφορικής και ασφάλειας στον κυβερνοχώρο ενός προμηθευτή, διασφαλίζοντας ότι υπάρχουν πολιτικές όπως αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων, σχέδια ανάκτησης, πλεονασμός διακομιστή και συχνοί έλεγχοι ασφάλειας. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ρωτήσετε ποιοι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα της επιχείρησής σας και εάν έχουν ελεγχθεί διεξοδικά, να ελέγξετε τη θερμοκρασία ακόμη ένα κρίσιμο στοιχείο ασφάλειας στον κυβερνοχώρο.
10. Χρησιμοποιήστε τον αυτοματισμό και το λογισμικό προς όφελός σας
Οι πωλητές είναι οι ίδιοι επιχειρήσεις. Εκτιμούν τους φιλικούς, υποχρεωτικούς και επικοινωνιακούς πελάτες και, ακόμη πιο λογικά, εκείνους που πληρώνουν έγκαιρα. Τα σωστά εργαλεία προγραμματισμού πόρων επιχείρησης (ERP) βοηθούν στις διαδικασίες πληρωμής και στις σχετικές επικοινωνίες και έγγραφα, αυτοματοποιώντας πολλές λειτουργίες πληρωμής προμηθευτών, όπως:
- Ενσωματωμένα εργαλεία πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών
- Αυτοματοποιημένη δρομολόγηση τιμολογίων ή PO
- Διαισθητική αποθήκευση, οργάνωση και ανάκτηση εγγράφων
- Εξαγωγή και σύγκριση δεδομένων εγγράφων με OCR
- Ειδοποιήσεις έκπτωσης έγκαιρης πληρωμής
- Προσβασιμότητα μέσω κινητού τηλεφώνου, ώστε οι εργαζόμενοι που εργάζονται εκτός τοποθεσίας να έχουν αειθαλή πρόσβαση στο σύστημα ERP
- Μειωμένα ποσοστά εγγράφων που έχουν τοποθετηθεί άστοχα, λανθασμένα κατηγοριοποιημένα ή ολότελα χαμένα
- Ομαλότερες επικοινωνίες μεταξύ των βημάτων στις ροές εργασιών έγκρισης
- Και περισσότερα χαρακτηριστικά
