2. Μειώστε τις διπλότυπες πληρωμές
Οι διπλές πληρωμές είναι ένας από τους μεγαλύτερους συνεχιζόμενους πονοκεφάλους για οποιαδήποτε ομάδα πληρωτέων λογαριασμών και ένα σύστημα επεξεργασίας τιμολογίων που βασίζεται σε χαρτί αναδεικνύει πολλές από τις βασικές αιτίες πίσω από αυτές. Τα εσφαλμένα έγγραφα, οι καθυστερήσεις στις εγκρίσεις και τα βασικά ανθρώπινα λάθη μπορεί να οδηγήσουν στην έκδοση πολλαπλών πληρωμών για το ίδιο τιμολόγιο ή στην έκδοση δεύτερου τιμολογίου από τον πωλητή όταν το πρώτο δεν πληρωθεί εγκαίρως. Ο εντοπισμός αυτών των σφαλμάτων και η διόρθωση των επικαλύψεων μπορεί να καταναλώσει πολύ χρόνο και χρήμα, ενώ ταυτόχρονα βλάπτει τη φήμη ενός οργανισμού με σημαντικούς προμηθευτές και προμηθευτές.
Η μετάβαση σε μια λύση επεξεργασίας τιμολογίων χωρίς χαρτί μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο διπλότυπων πληρωμών παρέχοντας στις ομάδες AP μια τυποποιημένη διαδικασία που διασφαλίζει ότι τα τιμολόγια μετακινούνται στο σύστημά σας γρήγορα και με συνέπεια. Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία δεδομένων μειώνει τα ανθρώπινα σημεία επαφής και τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων, εξαλείφοντας πολλές από τις πιο συχνές αιτίες για διπλές πληρωμές. Και σε περίπτωση που ένα διπλότυπο περάσει στο σύστημά σας, μια αυτοματοποιημένη λύση λογισμικού προσφέρει μεγαλύτερη ορατότητα στην επεξεργασία σας, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο τον εντοπισμό των αιτιών των λαθών και τη διασφάλιση ότι δεν θα επαναληφθούν.
Μάθε περισσότερα για Απομακρυσμένη Έγκριση Τιμολογίων και Επεξεργασία Τιμολογίων χωρίς αφή
3. Αύξηση της κινητικότητας
Ένα σύστημα επεξεργασίας τιμολογίων που βασίζεται σε χαρτί είναι, από τη φύση του, σε μεγάλο βαθμό συνδεδεμένο με μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Η ανάκτηση πληροφοριών, η πραγματοποίηση αλλαγών και η συλλογή υλικού για έλεγχο απαιτεί ταξινόμηση μέσω φυσικών ντουλαπιών αρχείων και ταξινόμηση μέσω εγγράφων. Αυτή η μέθοδος είναι πολύ λιγότερο εφικτή στη μετα-COVID εποχή, όπου όλο και περισσότεροι εργοδότες ασχολούνται με ένα απομακρυσμένο ή υβριδικό εργατικό δυναμικό με λιγότερους εργαζομένους στο γραφείο για την ανάκτηση εγγράφων.
Ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί καθιστά τη διαδικασία τιμολόγησης και πληρωμής κινητή και χρησιμοποιήσιμη ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται οι εργαζόμενοι. Η χρήση χωρίς χαρτί εξαλείφει την ανάγκη των εργαζομένων να μεταφέρουν αρχεία μεταξύ σπιτιού και γραφείου, όπου τα έγγραφα μπορούν πιο εύκολα να χαθούν ή να καταστραφούν κατά τη μεταφορά. Αυτή η κινητικότητα σάς επιτρέπει επίσης να δίνετε γρήγορες απαντήσεις σε ανησυχίες και ερωτήσεις των προμηθευτών, αποκτώντας πρόσβαση στα απαραίτητα έγγραφα με ένα κλικ του ποντικιού, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε.
4. Αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας
Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ένα θέμα που τρέχει σε αυτήν τη λίστα πλεονεκτημάτων: είναι εύκολο να χάσετε ή να καταστρέψετε έντυπα έγγραφα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν η επιχείρησή σας έχει να κάνει με μια σειρά προμηθευτών που υποβάλλουν τιμολόγια σε διάφορες μορφές. Μια σελίδα μιας σημαντικής αναφοράς ή μια μικρή απόδειξη μπορεί να καταλήξει στα σκουπίδια ή μπορεί να τεμαχιστεί τυχαία. Τα αρχεία χαρτιού μπορεί να καταστραφούν από τον ήλιο, το νερό, τις ακατάλληλες εγκαταστάσεις αποθήκευσης και πολλούς άλλους περιβαλλοντικούς παράγοντες που δεν είναι πάντα υπό τον έλεγχό σας.
Μια διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί παρέχει μεγαλύτερη ασφάλεια και ηρεμία δίνοντας στον οργανισμό σας την επιλογή να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων και να τα αποθηκεύει σε ασφαλείς διακομιστές που βασίζονται στο cloud. Εάν η επιχείρησή σας ασχολείται με ευαίσθητες πληροφορίες που δεν εμπιστεύεστε στο cloud, τα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε μονάδα flash ή άλλο φορητό σκληρό δίσκο. Μια λύση αυτοματισμού AP σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε τακτικά προγραμματισμένα αντίγραφα ασφαλείας, τα οποία ελαχιστοποιούν περαιτέρω τον κίνδυνο απώλειας δεδομένων χωρίς να απαιτείται να θυμάστε να αποθηκεύετε και να αποθηκεύετε κάθε νέο τιμολόγιο ή παραγγελία αγοράς που λαμβάνετε.
5. Μειώστε τις περιβαλλοντικές σας επιπτώσεις
Μια πιο φιλική προς το περιβάλλον προσέγγιση στις επιχειρήσεις είναι κορυφαία για πολλούς οργανισμούς. Η μείωση της κατανάλωσης χαρτιού είναι ένα από τα πιο επιτεύξιμα βήματα που μπορείτε να κάνετε για καλύτερη περιβαλλοντική συνείδηση. Η έρευνα δείχνει ότι η παραγωγή μιας μόνο δέσμης χαρτιού απαιτεί περισσότερα από 47 γαλόνια νερού και ότι η παραγωγή 40 δεσμών χαρτιού ισοδυναμεί με την κοπή 1,5 στρεμμάτων δάσους. Με τον μέσο υπάλληλο γραφείου να χρησιμοποιεί περίπου 10.000 φύλλα χαρτιού ετησίως, αυτό έχει μεγάλο αντίκτυπο στην κατανάλωση νερού, τις εκπομπές αερίων του θερμοκηπίου και άλλες βλάβες που βλάπτουν μακροπρόθεσμα το περιβάλλον.
Η μετάβαση σε μια λύση AP χωρίς χαρτί όχι μόνο μειώνει δραστικά την ποσότητα χαρτιού που περνά ο οργανισμός σας κάθε χρόνο, αλλά έχει επίσης ένα κυματιστικό αποτέλεσμα σε άλλους τομείς του περιβαλλοντικού σας αντίκτυπου. Λιγότερη εξάρτηση από εξοπλισμό γραφείου όπως εκτυπωτές, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα και τεμαχιστές χαρτιού σημαίνει λιγότερη συντήρηση σε αυτά τα ηλεκτρονικά, λιγότερη ανάγκη αγοράς μελανιού και γραφίτη και λιγότερο συχνή απόρριψη χαλασμένου ή ξεπερασμένου εξοπλισμού. Όλες αυτές οι ενέργειες έχουν αρνητικές περιβαλλοντικές επιπτώσεις που μπορούν να μειωθούν δραστικά με λιγότερη εξάρτηση από διαδικασίες χαρτιού.
