Εκεί Λίγες εργασίες στη βιομηχανία εστιατορίων και μπαρ είναι πιο επίφοβες από το απόθεμα μπαρ. Είναι μια μακρά και κουραστική διαδικασία, γεμάτη πονοκεφάλους, αργά τα βράδια στην αποθήκη και περιλαμβάνει τα χέρια πολλών μελών της ομάδας, αλλά μπορεί να γίνει ευκολότερη.
Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας με το Bevspot σήμερα
Η ύπαρξη ενός αποτελεσματικού συστήματος απογραφής ράβδων είναι ζωτικής σημασίας για την εκτέλεση ενός επιτυχημένου προγράμματος ποτών—συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε μια λύση λογισμικού που βασίζεται σε cloud για να παρακολουθείτε τι έχετε στη διάθεσή σας. Μέθοδοι όπως τα υπολογιστικά φύλλα αποθέματος με στυλό και χαρτί ή ράβδοι έχουν καταστεί ξεπερασμένες για πολλούς λόγους—και δεν σας επιτρέπουν να συνδέσετε εύκολα τα δεδομένα αποθέματος οινοπνευματωδών ποτών με τα δεδομένα αγορών και πωλήσεων για να διευθύνετε πραγματικά μια επιχείρηση που βασίζεται σε δεδομένα—δεν σας επιτρέπουν επίσης Δεν αντέχω καλά την εναλλαγή του προσωπικού ή τις αλλαγές μενού. Και, είτε το πιστεύετε είτε όχι, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε (εκτός από το να καλέσετε τον Jon Taffer) για να διευκολύνετε τη διαχείριση αποθέματος μπαρ.
Λοιπόν, για όλους εσάς τους μπάρμαν, τους μάνατζερ και τους ιδιοκτήτες μπαρ εκεί έξω, ας πάμε σε αυτό—ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε απογραφή ποτών;
Το να εφοδιάζετε επαρκώς ένα μπαρ με αλκοόλ είναι μόνο η αρχή. Το λογισμικό Bar Inventory είναι σημαντικό για τη διατήρηση επαρκούς ποτού, φυσικά, αλλά επιτρέπει επίσης στην επιχείρησή σας να αναγνωρίσει:
- Χρήση προϊόντος: Ακριβώς πόσο από κάθε συστατικό περνάτε
- Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν: Ένα σημείο αναφοράς για το συνολικό κόστος παραγωγής όλων των στοιχείων μενού που πουλάτε
- Διακύμανση προϊόντος: Από πού προέρχεται η συρρίκνωσή σας (ή τα χαμένα κέρδη).
Η ολοκλήρωση συνεπών σκληρών μετρήσεων του αποθέματος της ράβδου σας παρέχει επίσης τα δεδομένα που απαιτούνται για:
- Ορίστε pars για κάθε προϊόν με βάση τα πραγματικά δεδομένα χρήσης
- Υπολογίστε το κόστος έκχυσης πρέπει να είναι για κάθε προϊόν
- Επισημάνετε το υπερβολικό και το αχρησιμοποίητο αποθέματα για να τα βγάλετε από το ράφι σας
Ο απώτερος στόχος είναι να υπολογίσετε τη χρήση του αποθέματός σας για μια ορισμένη περίοδο.
Πολλοί παράγοντες παίζουν ρόλο σε αυτή τη διαδικασία, αλλά εδώ είναι η βασική μέθοδος.
Θα πρέπει να γνωρίζετε:
- Πόσο απόθεμα είχατε στην αρχή της περιόδου αποθέματός σας
- Πόσο απόθεμα έχετε στο τέλος αυτής της περιόδου
- Πόσο απόθεμα λάβατε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου
Θα λάβετε αυτούς τους αριθμούς και θα χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο για να προσδιορίσετε τη χρήση του αποθέματός σας: αρχικό απόθεμα + ληφθέν απόθεμα – τελικό απόθεμα = χρήση.
Εύκολο, σωστά;
Όταν γνωρίζετε το ποσό χρήσης σας, μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα και να μετατρέψετε αυτές τις πληροφορίες σε χρήσιμα δεδομένα για την καλύτερη διαχείριση της γραμμής σας. Αλλά θα φτάσουμε σε αυτό μέσα μέρος 2ο αυτής της σειράς.
Αρχικά, ας δούμε τι πρέπει να γίνει για να βρείτε τις πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να απαντήσετε σε αυτόν τον τύπο.
Πώς να κάνετε Απογραφή ποτών
Για να προσδιορίσετε τη χρήση του αποθέματός σας, χρειάζεστε έναν αριθμό αποθέματος έναρξης και λήξης, που λαμβάνονται μία φορά στην αρχή της περιόδου και μία στο τέλος, αντίστοιχα. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές απογραφής προτού μπούμε στις λεπτομέρειες:
- Πάρτε το μέτρημά σας με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά; αν αρχίσετε να μετράτε από αριστερά προς τα δεξιά, θα πρέπει πάντα να μετράτε από αριστερά προς τα δεξιά.
- Διατηρήστε τις περιόδους αποθέματός σας συνεπείς (δηλαδή εβδομαδιαία, δύο φορές την εβδομάδα ή μηνιαία).
- Βρείτε μια μέθοδο που λειτουργεί για εσάς. Μερικοί διευθυντές μπαρ έχουν ένα άτομο να φωνάζει τα ονόματα του ποτού ενώ ένα άλλο απαντά με την καταμέτρηση. Άλλοι έχουν άτομα να κάνουν την καταμέτρηση και την καταγραφή μόνοι τους.
- Κάντε απόθεμα όσο το μπαρ είναι κλειστό έτσι ώστε κανένα προϊόν να μην γλιστρήσει μέσα ή έξω ενώ η καταμέτρηση είναι σε εξέλιξη.
- Εκπαιδεύστε σωστά τους υπαλλήλους σας στην καταμέτρηση των αποθεμάτων. Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως η παρακολούθηση συγκεκριμένων προβλημάτων ή η καταγραφή σημαντικής διαρροής ή θραύσης ολόκληρων μπουκαλιών.
Τώρα, ας δούμε ένα βήμα προς βήμα παράδειγμα για το πώς να κάνετε απόθεμα σε ένα μπαρ.
Αυτή η φανταστική εγκατάσταση έχει ένα μπροστινό μπαρ, ένα πίσω μπαρ, μια αποθήκη και ένα δωμάτιο-ψύκτη. Αυτή η πρώτη καταμέτρηση θα πραγματοποιηθεί στην αρχή της περιόδου αποθέματός μας.
- Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε πρότυπα αποθέματος ράβδων για τη λήψη μετρήσεων, καταλαβαίνουμε, αλλά κάποια στιγμή, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να δοκιμάσετε την εφαρμογή και το σύστημα λογισμικού απογραφής ράβδων μας (wΠροσφέρετε έναν δωρεάν λογαριασμό για να δοκιμάσετε για 3 αποθέματα).
- Τακτοποιήστε το υπολογιστικό φύλλο απογραφής των αλκοολούχων ποτών σύμφωνα με τον τρόπο που το αλκοόλ σας αναγράφεται στη μπάρα. Αυτό θα σας γλιτώσει από το να χρειαστεί να τραβήξετε όλα τα μπουκάλια στην κορυφή της ράβδου και να τα τακτοποιήσετε αλφαβητικά.
- Ξεκινήστε από την μπροστινή μπάρα. Μετρήστε τα μπουκάλια με τον τρόπο που έχουν τοποθετηθεί και, εάν χρειάζεται, φιλτράρετε τα αλφαβητικά στο υπολογιστικό φύλλο όταν τελειώσετε. Συμπεριλάβετε τον τύπο, τη μάρκα, το όνομα και το μέγεθος της φιάλης του αλκοόλ. Συμπεριλάβετε επίσης μια στήλη για το πίσω μέρος του μπαρ, την αποθήκη, το δωμάτιο ή οποιοδήποτε άλλο μέρος του μπαρ όπου φυλάσσεται αλκοόλ.
- Η πιο εύκολη (και πιο συχνά χρησιμοποιούμενη) μέθοδος μέτρησης είναι να σημειωθεί οπτικά πόσο υγρό υπάρχει σε κάθε μπουκάλι, χωρίζοντάς το σε δέκατα. Ρίξτε μια ματιά στο πού πέφτει η γραμμή του ποτού και υπολογίστε εάν το μπουκάλι είναι μισογεμάτο (0,5), ένα τρίτο γεμάτο (0,3) κ.λπ.
- Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία του «δεκάριου» για κάθε μπουκάλι και πληκτρολογήστε τους αριθμούς στο φύλλο, χωρίζοντάς τους σε κατηγορίες αλκοολούχων ποτών, κρασιού και μπύρας.
- Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για την πίσω μπάρα, το δωμάτιο και την αποθήκη. Οι μετρήσεις σας πιθανότατα θα διαφέρουν εδώ, με βάση έναν συνδυασμό θηκών και φιαλών, αντί μόνο για μπουκάλια, επομένως ίσως χρειαστεί να προσθέσετε μια άλλη στήλη στο φύλλο σας για να το λάβετε υπόψη.
- Τέλος, πάρτε το φύλλο σας και προσθέστε τα σύνολα για κάθε κατηγορία.
- Στο τέλος της περιόδου αποθέματος—είτε είναι μία εβδομάδα, είτε δύο εβδομάδες είτε ένας μήνας—θα λάβετε ξανά όλες αυτές τις μετρήσεις, επαναλαμβάνοντας την ίδια ακριβώς διαδικασία. Αυτό θα σας αφήσει με έναν αριθμό αποθεμάτων αρχής και λήξης.
Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, θα πουλάτε και θα λαμβάνετε ποτό. Κρατήστε αρχείο για το ποσό του προϊόντος που λαμβάνετε (αυτό θα πρέπει να είναι στα τιμολόγιά σας από την προηγούμενη εβδομάδα) και το προϊόν που πουλάτε θα πρέπει να καταγράφεται στο σύστημα POS σας (θα το εξετάσουμε περισσότερο στο μέρος 3 αυτής της σειράς).
Σε ένα νέο φύλλο excel, εισαγάγετε τα σύνολα όλων των κατηγοριών αλκοολούχων ποτών σας σε τρεις στήλες:
- Έναρξη απογραφής
- Λήφθηκε απόθεμα
- Λήξη αποθέματος
Πάρτε τον απλό τύπο από πριν: μικρόεκκίνηση αποθέματος + ληφθέν απόθεμα – τελικό απόθεμα = χρήση.
Ξεκινήστε τη ΔΩΡΕΑΝ δοκιμή σας σήμερα!
Προγραμματίστε μια κλήση με έναν από τους ειδικούς προϊόντων μας για να μάθετε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.
- Δεν χρειάζονται στοιχεία κάρτας!
Έχετε πλέον τη χρήση του αποθέματός σας για αυτήν την περίοδο.
Μόλις καθορίσετε τη χρήση σας, θα είστε έτοιμοι να κάνετε τις τιμές και την παραγγελία σας, τις οποίες θα καλύψουμε μέρος 2ο. Θα εξετάσουμε τον τρόπο ενσωμάτωσης του κόστους σε αυτό το φύλλο προκειμένου να προσδιορίσουμε τις συνολικές τιμές τόσο των αγορών όσο και των πωλήσεων και, στη συνέχεια, θα εξετάσουμε πράγματα όπως το κόστος εκκαθάρισης και την τιμολόγηση.
Δείτε τα επόμενα δύο άρθρα αυτής της σειράς:
Μέρος 2: Παραγγελία και τιμολόγηση για μπαρ
Μέρος 3: Διαχείριση πωλήσεων και κερδοφορίας για ένα μπαρ
Αλλά εδώ είναι το θέμα.
Μπορούμε να κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε για να βοηθήσουμε με το απόθεμα με στυλό και χαρτί, αλλά θα παραμείνει ένα περίπλοκο και κουραστικό μέρος της διαχείρισης του μπαρ.
Ξέρεις τι θα τα κάνει όλα πιο εύκολα;
BevSpot.
Δεν θα υπάρχουν ουρά μπουκάλια στο μπαρ, ούτε αργά τα βράδια στην αποθήκη, ούτε πονοκεφάλοι. Είναι το καλύτερο λογισμικό απογραφής εκεί έξω.
