Το Kitchen Inventory είναι ένα δύσκολο έργο που αντιμετωπίζουν οι διευθυντές κάθε μήνα, αλλά δεν χρειάζεται να είναι πονοκέφαλος. Με τόσους πολλούς χώρους αποθήκευσης στο εστιατόριό σας, μπορεί να είναι μια κουραστική εργασία. Η ύπαρξη των κατάλληλων εργαλείων και συστημάτων θα διευκολύνει τη διαδικασία. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσεγγίσετε τη λήψη αποθέματος, όπως η εφαρμογή απογραφής κουζίνας του BevSpot. Αυτός ο οδηγός έχει σχεδιαστεί για να σας δείξει γιατί κάνετε απόθεμα, πώς να ρυθμίσετε τον εαυτό σας για επιτυχία και τι να κάνετε με τα αποτελέσματα υπολογίζοντας τη χρήση και το κόστος πωληθέντων αγαθών (COGS). Όσο βρίσκεστε εδώ, ρίξτε μια ματιά στις άλλες αναρτήσεις ιστολογίου μας ή μιλήστε με έναν από εμάς φοβεροί εκπρόσωποι επιτυχίας πελατών για να δούμε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε το εστιατόριό σας να λειτουργεί πιο ομαλά.
Γιατί να κάνετε απογραφή;
Ιδιαίτερα σε μικρές εργασίες, είναι δελεαστικό να προσεγγίζετε τον έλεγχο του αποθέματος της κουζίνας χαλαρά. Μπορεί να υπάρχουν μόνο ένα ή δύο άτομα που διεκπεραιώνουν τις παραγγελίες και που γενικά γνωρίζουν ποιο προϊόν είναι διαθέσιμο. Αυτό δεν αναιρεί την ανάγκη παρακολούθησης αγορών και διασφάλισης της σωστής διαχείρισης του κόστους σας. Η ύπαρξη συστημάτων για την παρακολούθηση του αποθέματος σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε καλύτερα αυτά τα κόστη και Αυτές οι μετρήσεις είναι αυτές που εξετάζουν οι γενικοί διευθυντές και οι ιδιοκτήτες κατά την αξιολόγηση της απόδοσης.
Μέσω της απογραφής, ο στόχος είναι να λάβετε την ακριβή αξία κάθε φαγητού στην κουζίνα σας για να μετρήσετε την απόδοση του εστιατορίου σας. Η ύπαρξη ενός καλού συστήματος για αυτό μπορεί επίσης να εντοπίσει:
- Οικονομική απόδοση: Μια συνολική άποψη των κερδών, του κόστους και των ζημιών.
- Διακύμανση προϊόντος: Όπου συμβαίνει η συρρίκνωση και η σπατάλη σας.
- Pars: Ιδανικές ποσότητες για παραγγελίες, τι πρέπει να προετοιμαστεί, τι χρειάζεται on line.
- Κόστος διατροφής: Ποιο θα πρέπει να είναι το κόστος του φαγητού σας για είδη και κατηγορίες μενού.
Αναζητάτε έναν οδηγό απογραφής μπαρ; Σας καλύψαμε.
Μαθηματικά κουζίνας
Ο στόχος του αποθέματος είναι να υπολογίσει τη χρήση του προϊόντος σας για μια συγκεκριμένη περίοδο. Οι περισσότεροι διευθυντές θέλουν να βλέπουν το απόθεμα να λαμβάνεται τουλάχιστον μία φορά το μήνα, αλλά αυτός ο ρυθμός μπορεί να ποικίλλει σε εβδομαδιαία ή δύο εβδομάδες. Πολλοί παράγοντες παίζουν ρόλο σε αυτή τη διαδικασία, αλλά εδώ είναι η βασική μέθοδος.
Θα πρέπει να γνωρίζετε:
- Πόσο απόθεμα είχατε στην αρχή της περιόδου αποθέματός σας
- Ποσό αποθέματος που λάβατε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου
- Υπόλοιπο στο τέλος αυτής της περιόδου
Χρησιμοποιήστε αυτούς τους αριθμούς με τον ακόλουθο τύπο για να προσδιορίσετε τη χρήση του αποθέματός σας:
Η χρήση σχετίζεται άμεσα με το Κόστος Πωληθέντων Αγαθών. Η χρήση αναφέρεται στην «κατ‘ όγκο» ποσότητα του προϊόντος που χρησιμοποιείται και το COGS τη χρηματική αξία αυτής της χρήσης. Σε επίπεδο προϊόντος, ο πολλαπλασιασμός της χρήσης με το κόστος του προϊόντος θα σας δώσει τα μηνιαία COGS σας. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να υπολογίσετε το κόστος του φαγητού σας κατά διαιρώντας τα COGS με τις συνολικές πωλήσεις τροφίμων. Δείτε αυτό το βίντεο για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το COGS και πώς σχετίζεται με την επιχείρησή σας.
Το να μπορούν να μετατρέψουν αυτά τα δεδομένα σε χρήσιμες πληροφορίες για τη βελτίωση της κερδοφορίας στο εστιατόριό τους μετατρέπουν έναν καλό διευθυντή σε εξαιρετικό. Επιπλέον, η χρήση μας βοηθά επίσης να δημιουργήσουμε αριθμούς ονομαστικής αξίας, να αποκαλύψουμε τυχόν υπερβολική έκχυση ή κλοπή και να δημιουργήσουμε πιο έξυπνες, πιο λιτές παραγγελίες.
Βασικά συστήματα απογραφής κουζίνας
Για να λύσετε τον παραπάνω υπολογισμό χρήσης, χρειάζεστε τρεις μεταβλητές. Το πρώτο, αρχικό απόθεμα, μπορεί να είναι όποια και αν ήταν η συνολική αξία του προηγούμενου αποθέματος. Εάν αυτό είναι το πρώτο σας απόθεμα, θα μπορούσε να είναι μηδέν.
Η δεύτερη μεταβλητή στον υπολογισμό είναι οι παραγγελίες που λαμβάνονται. Αυτό είναι απλό, καθώς είναι το άθροισμα όλων των τιμολογίων σας για την περίοδο απογραφής. Φροντίστε να καταγράψετε ψηφιακά τα τιμολόγιά σας. Το BevSpot το κάνει αυτό απλό καταγράφοντας και αποθηκεύοντας τιμολόγια, καθώς και διαχειρίζοντας όλους τους προμηθευτές σας και παραγγέλνοντας από μια εύχρηστη πλατφόρμα.
Τέλος, γίνεται ο υπολογισμός του τελικού αποθέματος. Επόμενο απόθεμα, αυτός ο αριθμός θα χρησιμοποιηθεί ως το αρχικό σας απόθεμα. Ακολουθούν μερικές γενικές υποδείξεις για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη πριν κάνετε ένα απόθεμα:
- Περίοδοι αποθέματος: Διατηρήστε τα σταθερά (εβδομαδιαία ή μηνιαία είναι ιδανικά). Αυτό θα παρέχει ένα πλαίσιο αναφοράς για να ανατρέξετε και να δείτε την απόδοση του εστιατορίου σας σε σύγκριση με προηγούμενες περιόδους απογραφής.
- Οργάνωση Walk-In: Η διατήρηση ενός οργανωμένου walk-in δεν είναι μόνο πρακτική χειρισμού υγιεινών τροφίμων, αλλά θα μειώσει επίσης τον χρόνο που χρειάζεται για να κάνετε το απόθεμά σας.
- Δοχεία αποθήκευσης: Διατηρείτε τα προϊόντα σε δοχεία που είναι κατάλληλα για το προϊόν, εύκολα μετρήσιμα. Τα περισσότερα δοχεία αποθήκευσης τροφίμων έχουν ήδη μετρήσεις όγκου πάνω τους, διευκολύνοντας την καταμέτρηση.
- Συνταγές εξόφλησης τιμών: Εκτιμήστε τις συνταγές σας και κρατήστε ενημερωμένες τις συνταγές και το κόστος. Αυτό θα απλοποιήσει την καταμέτρηση του αποθέματος και θα κάνει το τελικό κόστος σας πιο ακριβές. Εάν χρειάζεστε ένα σύστημα για να σας βοηθήσει με αυτό, το BevSpot το έχει ενσωματωμένο στο λογισμικό μας.
Εφαρμογή Kitchen Inventory με το BevSpot
Παρακάτω, έχουμε περιγράψει τη διαδικασία χρήσης μιας λίστας αποθεμάτων κουζίνας με στυλό και χαρτί. Δεν υπάρχει τίποτα κακό με αυτό, αλλά αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να εξετάσετε πώς το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων μπορεί να βοηθήσει το εστιατόριό σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Έχουμε ουσιαστικά ομαδοποιήσει όλη τη διαδικασία για εσάς. Το λογισμικό απογραφής του BevSpot απλοποιεί δραματικά αυτή τη διαδικασία και μπορείτε να το κάνετε απευθείας από το τηλέφωνο, το tablet ή τον υπολογιστή σας.
Αφού δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό, η ομάδα ενσωμάτωσης θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε τα είδη αποθέματος, να σας καθοδηγήσει στην τιμολόγηση των ομαδοποιημένων ειδών, να ρυθμίσετε χώρους αποθήκευσης, να ενσωματώσετε POS και να σας καθοδηγήσει μέσω του λογισμικού απογραφής κουζίνας. Καθώς συνεχίζετε να μετράτε το απόθεμα, να υποβάλλετε παραγγελίες και να πραγματοποιείτε πωλήσεις, το BevSpot συγκρατεί αυτά τα δεδομένα για να δημιουργήσει προηγμένες αναφορές πωλήσεων, αναμενόμενους αριθμούς αποθεμάτων, προτάσεις ισοτιμίας και αναφορές διακύμανσης για τον εντοπισμό συρρίκνωσης και σπατάλης.
Κάνοντας σωστά το απόθεμα
1. Ρυθμίζοντας τον εαυτό σας για την επιτυχία
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία απογραφής είναι να ρυθμίσετε το φύλλο απογραφής της κουζίνας σας. Αυτό θα πρέπει να είναι σαν τον οδηγό παραγγελίας σας, με την προσθήκη παρτίδων ή μεταποιημένων προϊόντων. Για να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε οργανωμένοι κατά τη μέτρηση, τακτοποιήστε τα στοιχεία σε κάθε χώρο αποθήκευσης αντί για αλφαβητική ή τυχαία σειρά. Καταχωρίστε τα στοιχεία με τη σειρά με την οποία θα τα βρίσκατε στο χώρο αποθήκευσης και στο στεγνό αποθηκευτικό χώρο σας (αυτό το ονομάζουμε φύλλο σε ράφι). Αυτός ο τρόπος σας επιτρέπει να κινείστε με πιο αποτελεσματικό τρόπο και να μην χρειάζεται να κάνετε πίσω.
Το φύλλο σας έχει πλέον σειρές για όλα τα είδη που σχετίζονται με τρόφιμα. γαλακτοκομικά, προϊόντα, κρέας, παρτίδες ή παρασκευασμένες συνταγές, ξηρή αποθήκευση και χάρτινα είδη. Συνιστάται να προσθέσετε μια σειρά κάτω από κάθε κατηγορία προϊόντων (παραγωγή, γαλακτοκομικά, πουλερικά) για να λάβετε το κόστος χρήσης και τροφίμων για κάθε κατηγορία. Αυτό θα είναι χρήσιμο για τον εντοπισμό περιοχών ευκαιριών. Στη συνέχεια θα καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο μέτρησης στοιχείων. Λάβετε υπόψη ποιες μετρήσεις και δοχεία φτάνει ένα προϊόν, αλλά τελικά θα πρέπει να είναι ό,τι πιο εύκολο για εσάς να μετρήσετε. Είναι χρήσιμο να διατηρείτε τη μονάδα μέτρησης δίπλα στο στοιχείο για γρήγορη αναφορά.
Η πιο εύκολη (και πιο συχνά χρησιμοποιούμενη) μέθοδος μέτρησης είναι να σημειωθεί οπτικά πόσο προϊόν βρίσκεται σε κάθε δοχείο, χωρίζοντάς το σε δέκατα. Αυτή είναι μια εκτίμηση εάν η συσκευασία είναι μισή γεμάτη (0,5), ένα τρίτο γεμάτο (0,3) κ.λπ. Αυτό ισχύει για προϊόν που βασίζεται σε βάρος ή όγκο, αλλά αν μετράτε προϊόν που έχει μεμονωμένα κομμάτια, μπορείτε να προτιμήσετε να μετρήσετε «μονάδες» ή «κομμάτια».
Το υπολογιστικό φύλλο σας χρειάζεται να προστεθούν οι ακόλουθες στήλες:
- Στήλες για κάθε αποθηκευτικό χώρο (με τα πόδια, γραμμή, ξηρή αποθήκευση κ.λπ.).
- Σύνολα καταμέτρησης στήλης σε μονάδες καταμέτρησης.
- Μια στήλη με το μοναδιαίο κόστος.
- Μία τελική στήλη για τον υπολογισμό του συνολικού κόστους ανά μονάδα.
2. Λήψη απογραφής
Τώρα που ξέρετε γιατί η απογραφή είναι σημαντική και έχετε δημιουργήσει ένα καλό σύστημα – ήρθε η ώρα να κάνετε απόθεμα.
Ξεκινώντας με το walk-in (γενικά έχει τον μεγαλύτερο όγκο αποθέματος και το πρότυπο αποθέματός σας θα πρέπει να ρυθμιστεί με βάση τη σειρά), μετρήστε τι έχουμε στη διάθεσή μας. Για κάθε στοιχείο στο πλαίσιο, υπολογίστε το συνολικό πλήθος αυτού του αντικειμένου ανά μονάδα μέτρησης. Μετρήστε τον συνολικό αριθμό των μερίδων μπριζόλες, γαλόνια γάλακτος, σακούλες ή λίβρες τυριού, γαλόνια μπολονέζ, τα παντακαι καταγράψτε το στη στήλη „walk-in“.
Προχωρώντας στη γραμμή, περιμένετε περισσότερα είδη με μερίδες και παρτίδες. Πιθανότατα δεν θα ακολουθήσει την ίδια σειρά με την είσοδο, αλλά συνεχίστε τις μετρήσεις εγγραφής στη στήλη „γραμμή“.
Συνεχίστε αυτή τη διαδικασία για τυχόν χώρους καταψύκτη, ξηρής αποθήκευσης και χάρτινων ειδών. Με τα χάρτινα είδη, είναι ευκολότερο να εκτιμηθεί πόσο από το δοχείο παραμένει αντί να μετρήσουμε μεμονωμένες μονάδες. Κανείς δεν θέλει να μετρήσει μεμονωμένα χάρτινα καλαμάκια ή δοχεία για λήψη.
Όλοι οι αποθηκευτικοί χώροι είναι πλέον καταμετρημένοι. Υπολογίστε κάθε σειρά στη στήλη „σύνολα μέτρησης μονάδων“ και, στη συνέχεια, πολλαπλασιάστε αυτόν τον αριθμό με το „κόστος μονάδας“ στο „συνολικό κόστος μονάδας επί παραγγελία“. Το σύνολο αυτής της στήλης (και καλό είναι να το κάνετε για κάθε κατηγορία) θα σας δώσει το τελικό απόθεμά σας. Στο τέλος της περιόδου αποθέματος—είτε είναι μία εβδομάδα, είτε δύο εβδομάδες είτε ένας μήνας—θα λάβετε ξανά όλες αυτές τις μετρήσεις, επαναλαμβάνοντας την ίδια ακριβώς διαδικασία. Αυτό θα σας αφήσει με έναν αριθμό αποθεμάτων αρχής και λήξης.
3. Υπολογισμός χρήσης και κόστους πωληθέντων αγαθών
Με το απόθεμα ολοκληρωμένο, μπορείτε πλέον να υπολογίσετε τις βασικές μετρήσεις που χρησιμοποιούν οι διαχειριστές και οι κάτοχοι για την αναίρεσηδείτε πώς λειτουργεί το εστιατόριο. Για να υπολογίσετε τη χρήση, θα χρειαστείτε το δικό σας αρχικό απόθεμα + παραγγελίες που ελήφθησαν – τελικό απόθεμα. Αυτό υπολογίζει αποτελεσματικά τη συνολική αξία όλων των προϊόντων που έχουν φύγει από το εστιατόριο.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα:
Τον περασμένο μήνα, το εστιατόριό σας είχε τελική αξία αποθέματος 5.000 $. Παραγγείλατε 12.000 $ προϊόντος αυτήν την περίοδο και ολοκληρώσατε τον μήνα με 5.500 $ προϊόν στη διάθεσή σας.
5.000 $ + 12.000 $ – 5.500 $ = 11.500 $
Χρησιμοποιήσατε και ελπίζουμε να πουλήσετε προϊόν αξίας 11.500 $ αυτόν τον μήνα.
Με αυτόν τον αριθμό χρήσης, οι διαχειριστές μπορούν επίσης να υπολογίσουν το κόστος των πωληθέντων αγαθών ή το κόστος των τροφίμων. Για να το κάνετε αυτό, διαιρέστε τη χρήση σας με τις συνολικές πωλήσεις τροφίμων για την ίδια περίοδο. Πολλαπλασιάστε αυτόν τον αριθμό επί 100 για να πάρετε το ποσοστό σας. Συνεχίζοντας το παράδειγμα, το εικονικό εστιατόριο είχε 34.500 $ σε πωλήσεις τροφίμων για τον μήνα:
(11.500 $ / 34.500 $) x 100 = 33,33%
Ως διαχειριστής, αυτό το ποσοστό σάς λέει πόσα κέρδη βλέπετε από τα καθαρά έσοδα. Αυτό το τελευταίο βήμα είναι ανεκτίμητο για τους διευθυντές στην παροχή κατευθύνσεων για τη λήψη αποφάσεων. Από μήνα σε μήνα, η παρακολούθηση αυτής της μέτρησης βοηθά τους διαχειριστές να εντοπίζουν ευκαιρίες για βελτίωση της κερδοφορίας.
Η ρύθμιση αυτών των συστημάτων μπορεί να είναι πολλά για τον εαυτό σας, αλλά είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε. Το BevSpot ενσωματώνει όλα αυτά τα εργαλεία διαχείρισης σε ένα ολοκληρωμένο πακέτο λογισμικού που βασίζεται σε σύννεφο που εκσυγχρονίζει αυτές τις διαδικασίες. Ξεκινήστε κάνοντας κλικ παρακάτω για να έρθετε σε επαφή με έναν εκπρόσωπο.
Προγραμματίστε 15 λεπτά για να συνομιλήσετε με έναν ειδικό προϊόντων
Ξεκινήστε μια ΔΩΡΕΑΝ δοκιμή σήμερα! Το BevSpot προσφέρει πλήρη εκπαίδευση προϊόντων και ρύθμιση λογαριασμού για όλους τους πελάτες! Δεν χρειάζονται πληροφορίες κάρτας!
