Γιατί να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή;

Άιρα Μπρούκερ 05 Ιανουαρίου 2023

Η διαχείριση των τιμολογίων είναι ένα κρίσιμο μέρος της διατήρησης των λογαριασμών σας πληρωμένων, της ροής της εφοδιαστικής αλυσίδας και της ομαλής λειτουργίας της επιχείρησής σας. Αυτό καθιστά ακόμη πιο σημαντικό να υπάρχει μια αξιόπιστη και εύκολη στην πλοήγηση διαδικασία για την καθοδήγηση των τιμολογίων στη ροή εργασιών σας, από τη στιγμή που θα ληφθούν μέχρι την τελική πληρωμή. Ας ρίξουμε μια ματιά σε ορισμένες από τις ιδιαιτερότητες της διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή, συμπεριλαμβανομένων των πλεονεκτημάτων της μετάβασης από μια μη αυτόματη διαδικασία σε μια αυτοματοποιημένη λύση επεξεργασίας τιμολογίων.

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

Τι είναι το Invoice-to-Pay;
Τι είναι η διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή; Manual vs Automated
- Πώς είναι μια διαδικασία μη αυτόματης πληρωμής τιμολογίου;
- Πώς μοιάζει μια αυτοματοποιημένη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή;
Τα κύρια χαρακτηριστικά των αυτοματοποιημένων πλατφορμών τιμολογίου προς πληρωμή
Ποια είναι τα οφέλη μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή;
Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή με το MHC

Τι είναι το Invoice-to-Pay;

Ο όρος «τιμολόγιο προς πληρωμή» αναφέρεται στη διαδικασία με την οποία ένας προμηθευτής ζητά πληρωμή για αγαθά ή υπηρεσίες. Στις περισσότερες περιπτώσεις, Αυτό περιλαμβάνει έναν προμηθευτή που δημιουργεί ένα λεπτομερές τιμολόγιο που περιλαμβάνει μια λίστα με τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παρέχονται και μια δήλωση για το πόσα χρήματα οφείλονται για την αγορά. Στη συνέχεια, το τιμολόγιο αποστέλλεται σε έναν αγοραστή, ο οποίος επιβεβαιώνει την ακρίβεια όλων των δεδομένων που περιλαμβάνονται, λαμβάνει εγκρίσεις από τα αρμόδια τμήματα και άτομα και, τέλος, εκδίδει μια πληρωμή στον προμηθευτή.

Μέχρι πρόσφατα, οι περισσότερες επιχειρήσεις χειρίζονταν αυτή τη διαδικασία τιμολόγησης με μη αυτόματο τρόπο. Αυτή ήταν συχνά μια δύσκολη και κουραστική διαδικασία για μια ομάδα πληρωτέων λογαριασμών (AP) που άφηνε πολλά περιθώρια για λάθη, απάτες και καθυστερήσεις πληρωμών. Λογισμικό αυτοματοποιημένης επεξεργασίας τιμολογίων άλλαξε το παιχνίδιαπλοποιώντας τη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή και επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να λαμβάνουν, να εγκρίνουν και να πληρώνουν τιμολόγια πιο αποτελεσματικά, με ακρίβεια και γρήγορα από ποτέ.

Τι είναι η διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή;
Manual vs Automated

Η διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή θα διαφέρει μεταξύ των επιχειρήσεων, αλλά η βασική δομή θα είναι παρόμοια ανεξάρτητα από τον οργανισμό ή τον κλάδο σας. (Λάβετε υπόψη ότι η διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή δεν πρέπει να συγχέεται με την προμήθεια προς πληρωμή ή την αγορά προς πληρωμή, οι οποίες είναι παρόμοιες διαδικασίες αλλά περιλαμβάνουν διαφορετικό σύνολο βημάτων. Για να μάθετε περισσότερα, ρίξτε μια ματιά στην προμήθεια- οδηγός για πληρωμή.) Θα προχωρήσουμε σε περισσότερες λεπτομέρειες σε λίγο, αλλά τα κύρια βήματα της διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή περιλαμβάνουν:

Παραλαβή του τιμολογίου
Εισαγωγή δεδομένων στο ERP σύστημά σας
Αντιστοίχιση δεδομένων τιμολογίων με εντολές αγοράς και αποδείξεις
Δρομολόγηση του τιμολογίου για έγκριση
Έκδοση τελικής πληρωμής

Εκείνοι Οι λειτουργίες μπορούν να εκτελεστούν είτε χειροκίνητα είτε χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αυτοματισμού τιμολογίων. Ας δούμε πιο προσεκτικά τις διαφορές μεταξύ αυτών των προσεγγίσεων.

Πώς είναι μια διαδικασία μη αυτόματης πληρωμής τιμολογίου;

Για οργανισμούς που δεν έχουν προχωρήσει σε μια αυτοματοποιημένη λύση επεξεργασίας τιμολογίων, πολλές βασικές εργασίες καταλήγουν στις πινακίδες των πληρωτέων λογαριασμών σας. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μια σειρά από προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένων καθυστερήσεων, πιθανής απάτης και ανθρώπινων λαθών. Η δρομολόγηση ενός τιμολογίου χρησιμοποιώντας μια μη αυτόματη διαδικασία συνήθως μοιάζει με αυτό:

Ένα τιμολόγιο δημιουργείται από τον προμηθευτή σας
Το τμήμα AP λαμβάνει το τιμολόγιο μέσω email, φυσικής αλληλογραφίας ή φαξ
Η ομάδα AP σας εισάγει μη αυτόματα δεδομένα από το τιμολόγιο στο λογιστικό σας σύστημα
Η ομάδα του AP σας επιβεβαιώνει με μη αυτόματο τρόπο ότι όλα τα δεδομένα τιμολογίου ταιριάζουν με την παραγγελία αγοράς και την παραλαβή αγαθών ή υπηρεσιών
Εάν εντοπιστούν αποκλίσεις ή εξαιρέσεις στη διαδικασία αντιστοίχισης, η ομάδα του AP σας επικοινωνεί με τον προμηθευτή για να κάνει διορθώσεις
Το τιμολόγιο δρομολογείται για έγκριση από την ομάδα του AP σας
Η πληρωμή εγκρίνεται από τις αρμόδιες υπηρεσίες ή άτομα
Η ομάδα του AP σας εκτυπώνει μια φυσική επιταγή σε χαρτί
Η ομάδα του AP σας στέλνει την επιταγή στον προμηθευτή, συνήθως μέσω ταχυδρομείου ή κούριερ
Μόλις η ομάδα του AP σας λάβει την επιβεβαίωση ότι έχει ληφθεί η πληρωμή, ενημερώνει μη αυτόματα το ERP σας για να καταγράφει την πληρωμή

Πώς μοιάζει μια αυτοματοποιημένη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή;

Ο αυτοματισμός όχι μόνο επιταχύνει σημαντικά την επεξεργασία των τιμολογίων, αλλά ενσωματώνει επίσης τον ποιοτικό έλεγχο και την πρόληψη της απάτης απευθείας στη διαδικασία. Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο σφαλμάτων και απάτης, ενώ παράλληλα κάνει τις πληρωμές του τιμολογίου σας πιο γρήγορες, ακριβείς και λιγότερο έντασης εργασίας για την ομάδα AP σας. Η δρομολόγηση ενός τιμολογίου χρησιμοποιώντας μια αυτοματοποιημένη διαδικασία συνήθως μοιάζει με αυτό:

Ένα τιμολόγιο δημιουργείται από τον προμηθευτή σας
Το τμήμα AP λαμβάνει το τιμολόγιο μέσω email, φυσικής αλληλογραφίας, φαξ ή διαδικτυακής πύλης
Η ομάδα του AP σας σαρώνει το τιμολόγιο στο ψηφιακό λογιστικό σας σύστημα
Όλα τα δεδομένα τιμολογίου καταγράφονται αυτόματα, χρησιμοποιώντας την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) για την άντληση δεδομένων από φυσικά έγγραφα
Τα δεδομένα που συλλέγονται αντιστοιχίζονται αυτόματα και εισάγονται στο ERP σύστημά σας
Το σύστημά σας συγκρίνει αυτόματα το τιμολόγιο με την παραγγελία αγοράς και την παραλαβή αγαθών ή υπηρεσιών χρησιμοποιώντας αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων
Εάν εντοπιστούν αποκλίσεις ή εξαιρέσεις στη διαδικασία αντιστοίχισης, το σύστημά σας τις επισημαίνει αυτόματα και δρομολογεί εκ νέου το τιμολόγιο
Μόλις το τιμολόγιο διαγράψει τη διαδικασία αντιστοίχισης, δρομολογείται αυτόματα για έγκριση
Η πληρωμή εγκρίνεται από τα αρμόδια τμήματα ή άτομα, με αυτόματες υπενθυμίσεις να αποστέλλονται σε τυχόν καθυστερημένες ή εκκρεμείς εγκρίσεις
Μόλις εγκριθεί η πληρωμή, εκδίδεται στους προμηθευτές σας με ηλεκτρονικά ή φυσικά μέσα
Μόλις η ομάδα AP σας λαμβάνει επιβεβαίωση ότι ελήφθη η πληρωμή, το ERP σας ενημερώνεται αυτόματα για την καταγραφή της πληρωμής

Μάθετε για την ψηφιακή τιμολόγηση και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια

ΔΩΡΕΑΝ ΛΗΨΗ

Οδηγός αγοραστή MHC AP Automation

Είναι έτοιμη η ομάδα του AP σας για το 2023; Αγκαλιάστε τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης διαδικασιών AP. Κατεβάστε τον Οδηγό αγοραστή MHC AP Automation για να μάθετε περισσότερα!

Τα κύρια χαρακτηριστικά των αυτοματοποιημένων πλατφορμών τιμολογίου προς πληρωμή

Τι κάνει μια αυτοματοποιημένη λύση τιμολογίου προς πληρωμή πιο αποτελεσματική από μια μη αυτόματη διαδικασία; Ένας συνδυασμός αυτοματοποιημένων λειτουργιών που συνεργάζονται για να δημιουργήσουν μια ομαλή, αποτελεσματική ροή εργασίας που διατηρεί τα τιμολόγια διακινούνται στο σύστημά σας γρήγορα και με ακρίβεια. Μερικά βασικά χαρακτηριστικά μιας αυτοματοποιημένης πλατφόρμας περιλαμβάνουν:

Τεχνολογία OCR για Λήψη Τιμολογίων

Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) επιτρέπει στο σύστημά σας να συλλαμβάνει δεδομένα από οποιοδήποτε υλικό προέλευσης, συμπεριλαμβανομένων αρχείων PDF, εγγράφων Microsoft Word, ακόμη και σαρώσεων χάρτινων τιμολογίων.

Αυτοματοποιημένη Έγκριση Τιμολογίου

Μια αυτοματοποιημένη λύση που προσφέρει αντιστοίχιση τριών κατευθύνσεων μπορεί να συγκρίνει άμεσα δεδομένα από ένα τιμολόγιο με αντίστοιχα δεδομένα από εντολές αγοράς και αποδείξεις αγαθών ή υπηρεσιών και, στη συνέχεια, να δρομολογήσει επαληθευμένα τιμολόγια στα κατάλληλα μέρη για υπογραφή έγκρισης.

Έγκριση αυτοματοποιημένης πληρωμής

Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία δρομολόγησης, το λογισμικό τιμολογίου προς πληρωμή μπορεί να επιβεβαιώσει ότι υπάρχουν όλες οι απαραίτητες υπογραφές και εγκρίσεις και να επισημάνει το τιμολόγιο που έχει εγκριθεί για πληρωμή.

Αυτοματοποιημένη πληρωμή προμηθευτή

Μετά Η πληρωμή έχει εγκριθεί, μια αυτοματοποιημένη λύση μπορεί στη συνέχεια να στείλει μια ψηφιακή πληρωμή στον προμηθευτή σας, ολοκληρώνοντας τη συναλλαγή με ελάχιστους ανθρώπινους πόντους επαφής.

Ποια είναι τα οφέλη μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή;

Η λίστα των πλεονεκτημάτων που συνοδεύει την αναβάθμιση σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή μπορεί να συνεχιστεί και να συνεχιστεί. Από μεγαλύτερη ταχύτητα και ακρίβεια μέχρι βαθύτερες πληροφορίες για ανεκτίμητα δεδομένα, η αυτοματοποίηση είναι απλώς η πιο λογική επιλογή για κάθε επιχείρηση που επεξεργάζεται μεγάλο όγκο τιμολογίων. Εδώ είναι επτά από τα πιο αξιοσημείωτα οφέλη του αυτοματισμού.

Αυξήστε την ασφάλεια δεδομένων και εξαλείψτε τον κίνδυνο απάτης

Η απάτη τιμολογίων και οι διαρροές δεδομένων αποτελούν σημαντικές ανησυχίες για κάθε τμήμα AP και ένα μη αυτόματο σύστημα αυξάνει σημαντικά τον κίνδυνο και για τα δύο. Μια αυτοματοποιημένη λύση μειώνει δραστικά τα ανθρώπινα σημεία επαφής και περιορίζει την πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα για μια πολύ πιο ασφαλή ροή εργασίας.

Αποφύγετε διπλές πληρωμές

Μια μη αυτόματη διαδικασία τιμολόγησης διευκολύνει πολύ έναν οργανισμό να εκδώσει διπλές πληρωμές για την ίδια αγορά, είτε κατά λάθος είτε λόγω απάτης. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα καθιστά πολύ πιο δύσκολο για μια δεύτερη πληρωμή για το ίδιο τιμολόγιο να περάσει μέσα από το σύστημά σας.

Εξάλειψη του ανθρώπινου λάθους

Μια επαναλαμβανόμενη και λεπτομερής διαδικασία όπως η αντιστοίχιση μεγάλου όγκου τιμολογίων με PO και αποδείξεις συνοδεύεται από αυξημένο κίνδυνο δαπανηρών ανθρώπινων σφαλμάτων, ειδικά σε έναν οργανισμό που ασχολείται με μεγάλους όγκους τιμολογίων. Ο αυτοματισμός εξαλείφει αυτά τα σφάλματα αποκόπτοντας επικίνδυνα σημεία ανθρώπινης επαφής, μετακινώντας συχνά ένα τιμολόγιο σε μια ολόκληρη ροή εργασίας χωρίς την ανάγκη ανθρώπινης παρέμβασης.

Αύξηση της αποτελεσματικότητας
Μελέτες έχουν δείξει ότι χρειάζονται περίπου 25 ημέρες για μια επιχείρηση μεσαίου μεγέθους για να ολοκληρώσει την πληρωμή σε ένα τιμολόγιο που υποβάλλεται σε χειροκίνητη επεξεργασία. Αυτοματοποίηση εξαλείφει τα πιο χρονοβόρα στοιχεία αυτής της διαδικασίας, μειώνοντας τους χρόνους πληρωμής σε 3 ή 4 ημέρες. Αυτή η ενίσχυση της αποτελεσματικότητας μειώνει το άγχος στην ομάδα AP σας και ενισχύει τις σχέσεις με τους προμηθευτές σας.

Μειώστε το κόστος επεξεργασίας

Ο χρόνος είναι χρήμα και ο χρόνος που δαπανάται για την επεξεργασία ενός τιμολογίου μέσω ενός συστήματος χειροκίνητης επεξεργασίας κοστίζει πολύ. Η βάση στη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων, η δρομολόγηση των τιμολογίων με το χέρι και η φυσική αντιστοίχιση δεδομένων και η διόρθωση εξαιρέσεων προσθέτουν πολλές ώρες εργαζομένων. Ο αυτοματισμός μειώνει σημαντικά αυτά τα κόστη όχι μόνο αφαιρώντας τα ανθρώπινα σημεία επαφής, αλλά και μειώνοντας τα έξοδα για χαρτί, εκτυπωτές και άλλα εργαλεία που χρησιμοποιούνται στη χειροκίνητη επεξεργασία.

Αύξηση ορατότητας

Η δυνατότητα παρακολούθησης ενός τιμολογίου σε κάθε βήμα της ροής εργασιών επεξεργασίας προσφέρει ένα τεράστιο πλεονέκτημα για τη δυνατότητα διόρθωσης σφαλμάτων και απαντήσεων σε ερωτήσεις γρήγορα και με ακρίβεια. Ένα χειροκίνητο σύστημα καθιστά πολύ πιο δύσκολη την παρακολούθηση της θέσης ενός συγκεκριμένου τιμολογίου σε μια δεδομένη στιγμή, ενώ μια αυτοματοποιημένη λύση επιτρέπει την προβολή με μια ματιά στην εξέλιξη κάθε τιμολογίου στη ροή εργασιών σας. Αυτό παρέχει επίσης μια εύκολη εύρεση διαδρομής για εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελέγχους δεδομένων.

Μόχλευση Αναλύσεων Συστήματος Τιμολογίων

Η διαδικασία τιμολόγησης σας παράγει πολλά πολύτιμα δεδομένα, αλλά μια μη αυτόματη διαδικασία καθιστά δύσκολη ή αδύνατη την πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες σε χρησιμοποιήσιμη μορφή. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα δημιουργεί αναλύσεις δεδομένων σε πραγματικό χρόνο που παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για ευκαιρίες μείωσης του κόστους, καθορισμού βασικών δεικτών απόδοσης (KPI) και διαχείρισης δαπανών.

AP DEMO ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ

Ανακαλύψτε τις Λύσεις Αυτοματισμού AP

Μάθετε πώς μπορείτε να απλοποιήσετε την επεξεργασία των τιμολογίων και των πληρωμών μειώνοντας ταυτόχρονα το κόστος, τα σφάλματα και τις χρονοβόρες εργασίες με το MHC NorthStar! Εξερευνήστε τις δυνατότητες και κάντε κράτηση για μια δωρεάν επίδειξη σήμερα!

Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή με το MHC

Η αποτελεσματική διαχείριση της διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή είναι μια από τις πιο σημαντικές εργασίες που ανατίθενται στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών σας. Η διασφάλιση ότι τα τιμολόγια μετακινούνται ομαλά από τον προμηθευτή στην ομάδα του AP σας και στη συνέχεια στην έγκριση και την πληρωμή είναι απαραίτητη για τη διατήρηση ισχυρών εργασιακών σχέσεων και την αποφυγή δαπανηρών σφαλμάτων και απάτης.

Για κάθε επιχείρηση που ασχολείται με σημαντικό όγκο τιμολογίων, η απόπειρα χειροκίνητης επεξεργασίας τιμολογίων είναι μια πρόσκληση για χαμένες πληρωμές, διπλότυπες πληρωμές, χρεώσεις καθυστερημένης πληρωμής, ακόμη και παραβιάσεις συμμόρφωσης. Η αναβάθμιση σε μια αυτοματοποιημένη λύση τιμολογίου προς πληρωμή αφαιρεί μεγάλο μέρος αυτού του κινδύνου, ενώ παράλληλα αυξάνει σημαντικά την ταχύτητα επεξεργασίας, μειώνει τις δαπάνες σας και διασφαλίζει την ακρίβεια.

Το MHC NorthStar προσφέρει κορυφαίο στον κλάδο λογισμικό αυτοματισμού AP που βελτιστοποιεί τη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή, επιτρέποντας στην ομάδα AP σας να μειώσει τα ανθρώπινα σημεία επαφής και να αφιερώσει πολύ λιγότερο χρόνο στη διαχείριση εξαιρέσεων. Είστε έτοιμοι να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους το MHC NorthStar μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τα τιμολόγιά σας πληρώνονται με ακρίβεια και έγκαιρα; Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να προγραμματίστε μια δωρεάν επίδειξη των αυτοματοποιημένων λύσεων λογισμικού μας!

The post Γιατί να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή; εμφανίστηκε πρώτα στο MHC Automation.